Guide pour les projets du VSA

Nous veillons à ce que, dans la mesure du possible, toutes les parties prenantes concernées (utilisatrices et utilisateurs, autorités, planificatrices et planificateurs, recherche, Young Professionals, etc.) et les régions linguistiques (allemand/français/italien) soient représentées ou impliquées. Voir aussi la gestion de la diversité du VSA.

Par ailleurs, des critères tels que compétence, expérience professionnelle, activité actuelle, etc. sont déterminants. Cela permet d’empêcher qu’une opinion unilatérale domine le travail de projet et par conséquent le résultat du travail. Les domaines de compétences suivants devraient se compléter au sein d’une équipe de projet :

• Gestion de projet
• Compétence technique sur les sujets principaux
• Compétence technique apparentée (l’intégration de membres d’autres CC est souhaitable !)
• Points de vue plus larges et complémentarité
• Aptitude à l’expression écrite
• Diversité linguistique, diversité culturelle
• Point de vue des parties prenantes, utilisatrices et utilisateurs, destinataires

Avant même le début du travail de projet, les langues dans lesquelles le résultat du travail de projet (p. ex. directive) sera proposé sont clairement définies : allemand/français/italien

Les personnes de contact des CC accompagnent les projets de leur CC respectif sur le plan administratif et organisationnel. Lors de la réunion de lancement, leur rôle est d’expliquer, à la direction de projet, le présent guide et les principales étapes du déroulement du projet. Les interfaces avec la personne de contact compétente du CC sont indiquées dans les tâches ci-dessous.

Il existe un modèle Word du VSA qui doit être utilisé pour l’élaboration de directives, de recommandations, d’aide-mémoires, etc. Il existe également un modèle PowerPoint pour les présentations. Les deux modèles sont disponibles auprès de la personne de contact correspondante du CC.

Lors de l’élaboration de rapports (directives, recommandations, aide-mémoire, etc.), il convient de tenir compte de l’aide-mémoire contenant les consignes relatives à la rédaction de rapports.

L’exactitude technique et linguistique de la publication à publier doit idéalement être vérifiée par une ou plusieurs personnes membres de l’équipe de projet ou du groupe d’accompagnement (dans toutes les versions linguistiques à publier).

L’indemnisation dans le cadre des projets VSA est déterminée par la commande correspondante pour les mandataires et par les barèmes d’honoraires du VSA pour les membres du projet.

Si une idée de projet est jugée pertinente par la direction du VSA ou par la direction du CC compétente, la direction du CC veille à l’élaboration d’une esquisse de projet correspondante.

Une esquisse de projet est un résumé compact d’une idée de projet et sert de base de discussion et de décision pour une validation.

Le modèle Word se trouve ici. Si la direction du CC délègue l’élaboration d’une esquisse de projet, il lui incombe de veiller à ce que l’esquisse de projet comprenne tous les points contenus dans le modèle.

La direction du CC décide si un groupe d’accompagnement bénéficiant d’un large soutien doit être mis en place en plus de l’équipe de projet.

La direction du CC inscrit à l’ordre du jour et défend l’esquisse de projet qu’elle a approuvée, à la conférence de direction.

• En cas d’autorisation du contenu du projet, la direction du CC informe ensuite la direction du projet de l’autorisation du contenu ou d’éventuelles propositions de modification.
• Pour les projets qui relèvent de la compétence financière de la conférence de direction, la validation financière peut avoir lieu en même temps que l’autorisation du contenu (cf. compétences financières à l’étape suivante « Validation du projet »)

Le Comité décide du budget VSA et donc de la somme disponible pour les projets VSA pour une année donnée (= budget de projet). Dans le cadre de ce budget de projet, les compétences pour l’autorisation de nouveaux projets sont définies comme suit :

• Coûts ≤ CHF 25 000 : autorisation du projet par la direction du CC si les coûts du projet se situent dans le budget du CC. Si ce n’est pas le cas, le projet doit être autorisé par la conférence de direction.
• CHF 25 000 à 50 000 Autorisation du projet par la conférence de direction.
• CHF 50 000 à 100 000 Autorisation du projet par la ou le président·e et la directrice ou le directeur.
• Coûts > CHF 100 000 Autorisation du projet par le comité du VSA.

La direction du CC informe la direction du projet de la décision d’autorisation.

La direction du CC :

• joue le rôle d’interlocuteur pour la direction du projet ;
• intervient auprès de la direction du projet en cas de retards importants du projet ou d’écarts par rapport au budget ;
• informe la conférence de direction si des modifications importantes par rapport au cahier des charges se profilent en ce qui concerne le contenu, les coûts ou les délais ;
• informe la direction du projet du budget annuel disponible pour les projets pluriannuels ;
• informe régulièrement la direction (ou le comité) sur les projets d’importance stratégique.

Consultation d’une directive

• En accord avec la directrice ou le directeur du VSA, la ou le responsable CC intègre d’autres personnes dans l’autorisation (des membres individuels des CC concernés, du comité ou d’autres leaders d’opinion, selon les besoins).
• Avant le lancement de la consultation, la ou le responsables CC autorise les documents et le cercle de consultation.

Consultation d’une recommandation

• Autorisation pour la consultation : la direction du projet remet à la direction du CC les documents ainsi que sa proposition pour le cercle de consultation. La direction du CC peut transmettre les documents à d’autres personnes, et autorise les documents pour la consultation.
• Reste de la procédure analogue à la « consultation d’une directive »

Consultation d’un aide-mémoire

• Procédure de consultation analogue à la « consultation d’une recommandation »
• En cas de désaccord sur les réponses à la consultation, la direction du CC exerce la fonction de contrôle et décide en dernier lieu.

Une fois la consultation terminée, la version définitive des publications spécialisées du VSA est établie dans les langues nécessaires. Il convient alors de prendre en compte les points suivants.

Autorisation de publication des documents achevés :

• La publication des directives doit être autorisée aussi bien par la conférence de direction que par le comité du VSA. Dans tous les cas, cela prend plusieurs mois.
• Une recommandation est autorisée par la conférence de direction. La direction du CC se charge de l’introduction en temps opportun des documents dans la conférence de direction suivante.
• Les aide-mémoires sont autorisés par la direction du CC.
• Les prises de position sont autorisées par la direction du VSA (après la consultation au sein du comité).
• Le « bon à tirer » des documents autorisés incombe au CC (direction du projet et/ou direction du CC).

Pour chaque projet du VSA dont le traitement est réalisé par un mandataire externe, la direction du projet établit les documents d’appel d’offres nécessaires, compare les offres et prépare une décision d’attribution pour l’autorisation du projet (voir 3^e point du paragraphe sur la direction du CC). Les modèles de documents pour les appels d’offres, les comparaisons d’offres, etc. peuvent être obtenus auprès de la personne de contact du CC correspondante.

Autorisation du projet :

• Coûts ≤ CHF 25 000 : autorisation du projet par la direction du CC si les coûts du projet se situent dans le budget du CC. Si ce n’est pas le cas, le projet doit être autorisé par la conférence de direction.
• CHF 25 000 à 50 000 Autorisation du projet par la conférence de direction
• CHF 50 000 à 100 000 Autorisation du projet par la ou le président·e et la directrice ou le directeur
• Coûts > CHF 100 000 Autorisation du projet par le comité du VSA.

La direction du projet sollicite au minimum une proposition de procédure détaillée avec une offre d’honoraires, dans laquelle la ou le mandataire précise ses prestations sur la base des indications figurant dans l’esquisse de projet (également valable pour les attributions directes). La direction du projet s’assure que le dossier d’appel d’offres du VSA et/ou le devis de la ou du mandataire indiquent que les droits sur le contenu des documents à établir (textes, graphiques, illustrations, etc.) sont transférés au VSA à l’achèvement du projet.

Pour les commandes jusqu’à CHF 50 000, une offre suffit généralement (attribution de gré à gré). Si plusieurs mandataires appropriés sont disponibles, la direction du projet demande plusieurs offres (si cela est approprié).

Pour les commandes d’un montant compris entre CHF 50 000 et 100 000, il faut généralement demander trois offres. Exceptionnellement, elles peuvent aussi être attribuées de gré à gré. Dans ce cas, la conférence de direction doit être informée de la commande et des mandataires prévus.

À partir de CHF 100 000, il faut procéder à un appel d’offres compétitif (procédure sur invitation ou appel d’offres public).

Les principes suivants s’appliquent à toute attribution :

• Les commandes passées à des mandataires externes ne sont pas attribuées aux membres de l’équipe de projet (exception : indemnisation financière pour les travaux de projet internes du VSA correspondant à CHF 65.— par heure conformément au règlement des honoraires et des frais)
• Sur demande de la direction du projet (et avec l’accord de la direction du CC), les membres de l’équipe de projet doivent toutefois avoir la possibilité de participer à des appels d’offres. Dans ce cas, les membres quittent l’équipe de projet dès le début de la procédure d’appel d’offres.
• La direction du projet veille à ce que tous les soumissionnaires disposent des mêmes informations. Si d’ancien·ne·s membres de l’équipe de projet soumettent également des offres, les autres soumissionnaires doivent bénéficier d’un entretien avec une délégation de l’équipe de projet. De plus, l’ensemble des soumissionnaires a accès à l’ensemble des documents de l’équipe de projet (procès-verbaux, cahier des charges de l’équipe de projet, correspondance importante).

Réglementation des signatures conformément au règlement interne :

• ≤ CHF 25 000.—
  Si la responsabilité incombe au CC : responsable de CC + responsable de projet
  Si la responsabilité incombe au secrétariat : directrice ou directeur + responsable de projet
• CHF 25 000.— à 50 000.—
  Directrice ou directeur + responsable de CC (ou responsable de projet)
• CHF 50 000.— à 100 000.—
  Président·e et directrice ou directeur
• > CHF 100 000.—
  Président·e + vice-président·e (ou, en cas de coprésidence, les deux président·e·s).

La double signature fait foi.

Dès qu’un projet est validé par l’organe compétent sur le plan financier, la personne de contact du CC fixe une date pour une séance de lancement. Y participent :

• la personne de contact du CC
• la direction du projet
• la direction du CC selon entente

Lors de la réunion de lancement, les points de la check-list « Démarrage du projet » sont discutés.

Après la réunion de lancement, la direction du projet organise les travaux de projet de manière à ce que les prestations à fournir selon le cahier des charges puissent être fournies de la manière la plus efficace et appropriée possible.

La personne de contact du CC soutient la direction du projet sur le plan organisationnels, telles que l’ouverture et la configuration de l’équipe de projet dans « Microsoft Teams », y compris le répertoire standard pour le stockage des données du projet, les réservations de salles, les sondages concernant les dates de réunion, les courriers d’invitation, etc.

La direction du projet :

• se procure auprès de la personne de contact du CC le modèle pour le contrat avec la ou le mandataire externe, complète le modèle, clarifie avec la direction du CC qui signe le contrat (soit la direction du CC, soit la direction du projet) et veille à faire apposer les signatures nécessaires pour la validité du contrat ;
• se procure auprès de la personne de contact du CC les modèles Office nécessaires à la création des documents VSA à élaborer ;
• lors de l’élaboration des documents, il faut tenir compte de l’aide-mémoire contenant les consignes relatives à la rédaction de rapports ;
• est responsable de l’avancement des travaux du projet conformément au programme et du contrôle des délais et des coûts du projet ;
• gère la documentation du projet ;
• veille à l’établissement d’un procès-verbal décisionnel des réunions de l’équipe de projet, qu’elle transmet à toutes les interfaces concernées, à la direction du CC et au secrétariat ;
• signale à la direction du CC tout changement par rapport au cahier des charges concernant le contenu, les coûts ou les délais ;
• fournit au secrétariat des informations et notifications pertinentes sur le travail de projet à l’attention des membres du VSA et des médias spécialisés ;
• contrôle avant la consultation si toutes les prestations prévues dans le cahier des charges ont bien été fournies (ou si des prestations qui n’étaient pas prévues dans le cahier des charges ont été fournies) ;
• est chargée de veiller à ce que les termes techniques utilisés soient compatibles avec le glossaire du VSA, et que les nouveaux termes avec leurs définitions soient inclus dans le glossaire VSA par le biais de la personne de contact du CC.

Comptabilité

• La direction du projet contrôle et vise les factures qui, liées au projet, concernent les prestations et les livraisons de tiers et les transmet, pour paiement, au secrétariat du VSA (personne de contact du CC).
• Si des écarts significatifs devaient être constatés par rapport au suivi du projet, elle en informe la direction du CC.
• La direction du projet contrôle et vise les notes d’honoraires et de frais des membres de l’équipe de projet. Elle transmet les formulaires visés au secrétariat du VSA (personne de contact du CC).

Les formulaires vierges se trouvent ici.

Attention : Les notes d’honoraires et de frais des membres de l’équipe de projet autorisées par la direction du projet doivent parvenir au secrétariat du VSA au plus tard le 20 décembre.

Reporting de projet
Sur demande, la direction du projet vérifie la table de répartition temporelle du budget du projet effectuée par la direction et communique les éventuelles modifications avec justification à la personne de contact du CC correspondante.

S’il est prévisible que le projet ne pourra pas être achevé dans le cadre du budget alloué en raison de modifications du projet ou de charges supplémentaires, la direction du projet établit une demande de crédit consécutif avec justification des coûts supplémentaires et l’envoie à la personne de contact du CC correspondante (avec copie à la direction du CC).

Les documents suivants doivent être disponibles pour qu’une consultation puisse être lancée :

• Documents principaux en allemand/français. Les annexes secondaires (p. ex. très techniques) peuvent exceptionnellement être mises en consultation dans une seule langue.
  -> La personne de contact du CC coordonne les travaux de traduction. Selon leur ampleur, il faut prévoir au moins 3 mois.
  -> La relecture de la traduction devrait être confiée à un membre de l’équipe de projet. Selon le volume, la relecture dure au moins 2 mois.
• Cercle défini de la consultation (adresses e-mail disponibles).
• Questions spécifiques aux personnes participant à la consultation en allemand/français.
• Lettre d’accompagnement de la consultation en allemand/français. Les ébauches peuvent être obtenues auprès de la personne de contact du CC.

Consultation d’une directive

• La direction du projet remet les documents et le cercle de consultation envisagé à la direction du CC et à la direction du VSA pour validation. Remarque : tous les cercles concernés par la directive doivent être intégrés sous une forme appropriée. Il faut prévoir un délai d’environ 1 mois pour cette étape.
• Une fois la validation effectuée, la personne de contact du CC doit être informée. Elle prépare la consultation et met tout en ligne. Pour ce faire, tous les documents et informations (voir énumération tout en haut) doivent lui être remis.
• Le délai de consultation est généralement de 2 à 3 mois.
• Après expiration du délai, les prises de position sont préparées par la direction du projet et discutées au sein de l’équipe de projet compétente. Pour ce faire, il est recommandé de présenter les remarques reçues sous forme de tableau.
• La direction du projet veille à ce que les principaux retours soient récapitulés dans une lettre d’accompagnement. En outre, toutes les remarques reçues devraient figurer dans une pièce jointe qui doit indiquer quelles suggestions ont été prises en compte et lesquelles ne l’ont pas été. La personne de contact du CC informe finalement les personnes participant à la consultation du résultat de la consultation et leur envoie la lettre d’accompagnement et la pièce jointe avec tous les retours.
• Sur demande, la direction du projet fournit des informations sur les retours individuels.

Consultation d’une recommandation ou d’un aide-mémoire

• La direction du projet remet à la direction du CC les documents ainsi que sa proposition pour le cercle de consultation.
• Reste de la procédure de consultation analogue à la « consultation d’une directive »

Une fois la consultation terminée, la version définitive des publications techniques du VSA sera établie dans les langues nécessaires (durée minimale de 2 mois). Les travaux de traduction sont coordonnés par a personne de contact du CC. La direction du projet indique à la personne de contact du CC qui, au sein de l’équipe de projet ou du groupe d’accompagnement, se chargera de la relecture des traductions (durée minimale d’un mois).

La personne de contact du CC s’occupe également de la mise en page finale. Pour ce faire, il faut lui remettre :

• fichiers Word ;
• graphiques.

La mise en page dure au moins 2 mois.

De plus, la direction de projet définit avec la personne de contact du CC la procédure d’organisation de journées techniques pour la présentation de la nouvelle publication.

Après l’achèvement de la publication, la direction du projet se charge des tâches suivantes :

• organisation d’un repas de clôture avec l’équipe de projet ;
• établissement du décompte final (avec l’aide du secrétariat).