Leitfaden für VSA Projekte

Es wird darauf geachtet, dass möglichst alle betroffenen Anspruchsgruppen (Anwender/-innen, Behörden, Planer/-innen, Forschung, Young Professionals etc.) und Sprachregionen (DE/FR/IT) vertreten bzw. involviert sind.

Daneben sind Kriterien wie fachlicher Hintergrund, berufliche Erfahrung, aktuelle Tätigkeit etc. ausschlaggebend. Damit wird verhindert, dass eine einseitige Meinung die Projektarbeit und damit das Arbeitsergebnis dominiert. Folgende Kompetenzbereiche sollten sich in einem Projektteam ergänzen:

• Projektmanagement
• Fachkompetenz
• Anverwandte Fachkompetenz (der Einbezug von Mitgliedern anderer CCs ist erwünscht!)
• Ergänzende Blickwinkel und Analogien
• Fähigkeit zum schriftlichen Ausdruck
• Sprachenvielfalt, kulturelle Vielfalt
• Stakeholder-Sicht, Benutzer/-innen, Abnehmer/-innen

Bereits vor Beginn der Projektarbeit ist klar definiert, in welchen Sprachen das Resultat der Projektarbeit (z.B. Richtlinie) angeboten wird: DE/FR/IT

Für die Erarbeitung von Richtlinien, Empfehlungen, Merkblättern etc. gibt es eine VSA-Wordvorlage, welche benutzt werden sollte. Diese ist über die entsprechende CC-Ansprechperson erhältlich. Es gibt zudem auch eine Power-Point-Vorlage für Präsentationen.

Die Gegenlesung der zu veröffentlichenden Publikation sollte idealerweise vom Projektteam getragen werden (in allen zu publizierenden Sprachversionen)

Die Entschädigung der Projektarbeit richtet sich nach der entsprechenden Offerte des Arbeitnehmers resp. nach den Honorarsätzen des VSA.

Wird eine Projektidee von der VSA-Direktion oder von der zuständigen CC-Leitung als relevant eingestuft, sorgt die CC-Leitung für die Ausarbeitung einer entsprechenden Projektskizze. Wenn die CC-Leitung diese Aufgabe delegiert, trägt sie die Verantwortung dafür, dass die Projektskizze im Minimum folgende Punkte beinhaltet:

• Problemstellung
• Ziele
• Zielpublikum und Nutzen pro Anspruchsgruppe
• Beschrieb der zu erbringenden Leistungen
• Terminprogramm
• Vorschlag für Art (Richtlinie, Empfehlung, etc.)
• Vorschlag für Form der Publikation (PDF, Print on Demand, Gedruckt, Internetseite etc.)
• Vorschlag der Sprachversionen (DE, FR, IT)
• Vorschlag, ob die Publikation professionell gelayoutet resp. in der VSA-Wordvorlage erstellt wird (Kriterien: Zielgruppen, Ansprüche/Bedeutung, Auflage etc.)
• Vorschlag, ob die Publikation über den VSA-Shop verkauft oder gratis zur Verfügung gestellt werden soll
• Aussage, ob sich das Projekt auf die Datenstruktur Siedlungsentwässerung VSA-DSS auswirken wird (Ja; Nein; noch unsicher -> wird bis Meilenstein XY gemäss Terminprogramm abgeklärt)
• Projektorganisation: Vorschlag für Projektleitung (Name) und Projektteam (Funktion und/oder Namen). Dabei sind die Grundsätze zur personellen Besetzung des Projektteams (s. Punkt 1) zu beachten. Achtung: In dieser Phase wird i.d.R. nur die Projektleitung kontaktiert, um abzuklären, ob sie die Funktion der Projektleitung übernehmen würde. Die möglichen Mitglieder des Projektteams werden hingegen noch nicht angegangen, weil ja noch nicht klar ist, ob das Projekt überhaupt offiziell ausgelöst wird.
• Grobe Schätzung der Gesamtkosten (inkl. Honorare für Auftragnehmer/-innen sowie Entschädigung der Projektleitung, Sitzungsgelder und Spesen des Projektteams, Kosten für Übersetzungen inkl. fachlicher Überprüfung der Übersetzung, Vernehmlassung, Layout etc.). Kennwerte für Übersetzung, Layout etc. können bei der CC-Ansprechperson in Erfahrung gebracht werden. Die Druckkosten laufen über das entsprechende VSA-Budget und werden nicht dem Projektbudget belastet.
• Vorschläge zu allfälligen Co-Finanzierungen
• Vorschlag für Vergabe der Arbeiten (potenzielle Auftragnehmer? Direktvergabe oder Ausschreibung?) Bei Projekten bis CHF 50’000, für welche eine Direktvergabe geplant ist, kann die Projektskizze auch in Form eines Vorgehensvorschlags mit Honorarofferte der vorgesehenen Auftragnehmer/-in erstellt werden.

Die CC-Leitung entscheidet, ob zusätzlich zum Projektteam eine breit abgestützte Begleitgruppe eingesetzt werden soll.

Die CC-Leitung traktandiert und vertritt die von ihr gutgeheissene Projektskizze in der Führungskonferenz. Bei einer inhaltlichen Projektfreigabe informiert die CC-Leitung anschliessend die Projektleitung über die inhaltliche Freigabe resp. über allfällige Änderungsvorschläge.

Der Vorstand entscheidet über das VSA-Budget und damit über die Summe, die für ein bestimmtes Jahr für VSA-Projekte zur Verfügung steht (= Projektbudget). Innerhalb dieses Projektbudgets sind die Kompetenzen für die Freigabe neuer Projekte wie folgt geregelt:

• Kosten ≤ CHF 25’000: Projektfreigabe durch CC-Leitung, falls die Projektkosten innerhalb des CC-Budgets liegen. Ist dies nicht der Fall, muss das Projekt von der Führungskonferenz freigegeben werden.
• CHF 25’000 bis 50’000 Projektfreigabe durch Führungskonferenz
• CHF 50’000 bis 100’000 Projektfreigabe durch Präsident/-in und Direktor/-in
• Kosten > CHF 100’000 Projektfreigabe durch Vorstand.

Die CC-Leitung informiert die Projektleitung über den Freigabeentscheid.

Sobald ein Projekt durch das finanzkompetente Organ freigegeben ist, legt die CC-Ansprechperson einen Termin für eine «Kick‐off»‐Sitzung fest. Es nehmen teil:

• CC-Ansprechperson
• Projektleitung
• CC-Leitung nach Absprache

An der «Kick‐off»‐Sitzung werden die Punkte gemäss der Checkliste «Projektstart» besprochen.

Die CC-Leitung:

• ist für die Projektleitung Ansprechpartner
• interveniert bei relevanten Projektverzögerungen oder Abweichungen vom Budget bei der Projektleitung
• orientiert die Führungskonferenz, wenn sich gegenüber dem Pflichtenheft wesentliche Änderungen bezüglich Inhalt, Kosten oder Terminen abzeichnen
• orientiert die Projektleitung bei mehrjährigen Projekten über das verfügbare jährliche Projektbudget
• informiert die Direktor/-in (resp. den Vorstand) regelmässig über die strategisch wichtigen Projekte

Projektreporting
Die CC-Leitung verschickt die von der Geschäftsstelle ausgefüllten Projektreporting-Blätter an die Projektleitung.

Vernehmlassung einer Richtlinie

• Die CC-Leiter/-in bezieht in Absprache mit der VSA-Direktor/-in weitere Personen in die Freigabe mit ein (je nach Bedarf einzelne Mitglieder der betroffenen CCs, des Vorstandes oder weitere Opinionleader/-innen).
• Vor dem Start der Vernehmlassung gibt die CC-Leiter/-in die Unterlagen und den Vernehmlassungskreis frei.

Vernehmlassung einer Empfehlung

• Freigabe für die Vernehmlassung: Die Projektleitung reicht die Unterlagen sowie ihren Vorschlag für den Vernehmlassungskreis der CC-Leitung ein. Die CC-Leitung kann die Unterlagen weiteren Personen zustellen. Sie gibt die Unterlagen zur Vernehmlassung frei.
• Restliches Vorgehen analog «Vernehmlassung einer Richtlinie»

Vernehmlassung eines Merkblattes

• Vernehmlassung analog «Vernehmlassung einer Empfehlung»
• Bei Uneinigkeiten aus den Vernehmlassungsantworten nimmt die CC-Leitung die Kontrollfunktion wahr und entscheidet abschliessend.

Ist die Vernehmlassung abgeschlossen, wird die endgültige Fassung der VSA-Fachpublikationen in den notwendigen Sprachen erstellt.

Dabei ist nachfolgendes zu berücksichtigen.

Freigabe der fertigen Dokumente zur Publikation:

• Richtlinien müssen sowohl von der Führungskonferenz als auch vom VSA-Vorstand zur Veröffentlichung frei gegeben werden. Dies nimmt in jedem Fall mehrere Monate Zeit in Anspruch.
• Eine Empfehlung wird durch die Führungskonferenz freigegeben. Die CC-Leitung sorgt für die rechtzeitige Einspeisung der Unterlagen in die nächste Führungskonferenz.
• Merkblätter werden durch die CC-Leitung freigegeben.
• Positionspapiere werden (nach der Vernehmlassung im Vorstand) durch die VSA-Direktion freigegeben.
• Das «Gut zum Druck» der freigegebenen Unterlagen obliegt dem CC (Projektleitung und/oder CC-Leitung).

Für jedes VSA-Projekt, bei dem die Projektbearbeitung durch einen externen Auftragnehmer erfolgt, erstellt die Projektleitung die dafür notwendigen Ausschreibungsunterlagen, vergleicht die Offerten und bereitet einen Vergabeentscheid zu Handen des kompetenten Organs gemäss untenstehender Auflistung vor. Vorlagen für Ausschreibungsunterlagen, Offertvergleich
etc. können bei der entsprechenden CC-Ansprechperson bezogen werden.

Kompetente Organe:

• Kosten ≤ CHF 25’000: Projektfreigabe durch CC-Leitung, falls die Projektkosten innerhalb des CC-Budgets liegen. Ist dies nicht der Fall, muss das Projekt von der Führungskonferenz freigegeben werden.
• CHF 25’000 bis 50’000 Projektfreigabe durch Führungskonferenz
• CHF 50’000 bis 100’000 Projektfreigabe durch Präsident/-in und Direktor/-in
• Kosten > CHF 100’000 Projektfreigabe durch Vorstand.

Im Minimum holt die Projektleitung einen detaillierten Vorgehensvorschlag mit Honorarofferte ein, in dem die Auftragnehmer/-in ihre Leistungen auf Grund der Angaben in der Projektskizze präzisiert (gilt auch bei Direktvergaben). Die Projektleitung stellt sicher, dass in den VSA-Ausschreibungsunterlagen und/oder in der Offerte der Auftragnehmer/-in festgehalten ist, dass die Rechte am Inhalt der zu erstellenden Dokumente (Texte, Grafiken, Abbildungen etc.) nach Abschluss des Projektes an den VSA übergehen.

Für Aufträge bis CHF 50’000 reicht in der Regel eine Offerte (freihändige Vergabe). Wenn mehrere geeignete Auftragnehmer/-innen zur Verfügung stehen, holt die Projektleitung (wenn zweckmässig) mehrere Offerten ein.

Für Aufträge zwischen CHF 50’000–100’000 sind i.d.R. drei Offerten einzuholen. Ausnahmsweise können sie auch freihändig vergeben werden. In diesem Falle muss die Führungskonferenz über den Auftrag und die vorgesehenen Auftragnehmer/-innen informiert werden.

Ab CHF 100’000 muss eine kompetitive Ausschreibung erfolgen (Einladungsverfahren oder öffentliche Ausschreibung). Für jegliche Vergaben gelten folgende Grundsätze:

• Aufträge an externe Auftragnehmer/-innen werden nicht an Mitglieder des Projektteams erteilt (Ausnahme: Finanzielle Entschädigung für VSA-interne Projektarbeiten à CHF 65.– pro Stunde gemäss Honorar- und Spesenreglement)
• Auf Antrag der Projektleitung (und mit dem Einverständnis der CC-Leitung) soll es Mitgliedern des Projektteams aber möglich sein, an Ausschreibungen teilzunehmen. In diesem Fall treten sie ab Beginn des Ausschreibeverfahrens aus dem Projektteam aus
• Die Projektleitung achtet darauf, dass allen Anbieter/-innen die gleichen Informationen zur Verfügung stehen. Reichen auch ehemalige Mitglieder des Projektteams Angebote ein, so ist den übrigen Anbieter/-innen ein Offertgespräch mit einer Delegation des Projektteams zu gewähren. Zudem haben alle Konkurrent/-innen Einblick in sämtliche Dokumente des Projektteams (Protokolle, Pflichtenheft des Projektteams, wichtige Korrespondenz)

Sobald ein Projekt durch das finanzkompetente Organ freigegeben ist, legt die CC-Ansprechperson einen Termin für eine «Kick‐off»‐Sitzung fest. Es nehmen teil:

• CC-Ansprechperson
• Projektleitung
• CC-Leitung nach Absprache

An der «Kick‐off»‐Sitzung werden die Punkte gemäss der Checkliste «Projektstart» besprochen.

Nach der Kick-Off Sitzung organisiert die Projektleitung die Projektarbeiten so, dass die gemäss Pflichtenheft zu erbringenden Leistungen möglichst effizient und zweckmässig erbracht werden können.

Die CC-Ansprechperson unterstützt die Projektleitung in organisatorischen Belangen, wie Eröffnung und Konfigurierung des Projektteams in «Microsoft Teams» inkl. Standardverzeichnis zur Ablage der Projektdaten, Raumreservationen, Terminumfragen, Einladungsschreiben etc.

Die Projektleitung:

• bezieht bei der CC-Ansprechperson die Vorlage für den Vertrag mit der externen Auftragnehmer/-in, füllt die Vorlage aus, klärt mit der CC-Leitung ab, wer den Vertrag unterschreibt (entweder CC-Leitung oder Projektleitung) und sorgt für die notwendigen Unterschriften, damit der Vertrag seine Gültigkeit erlangt;
• bezieht bei der CC-Ansprechperson die entsprechenden Office-Vorlagen für die Erstellung der zu erarbeitenden VSA-Dokumente.
• Ist für einen programmgemässen Fortschritt der Projektarbeiten und für die Termin- und Kostenkontrolle des Projekts verantwortlich
• führt die Projektdokumentation
• Sorgt für die Erstellung eines Beschlussprotokolls der Projektteamsitzungen, welches sie allen betroffenen Schnittstellen, der CC-Leitung und der Geschäftsstelle zustellt.
• Meldet der CC-Leitung, wenn sich gegenüber dem Pflichtenheft Änderungen bezüglich Inhalt, Kosten oder Terminen abzeichnen.
• Beliefert die Geschäftsstelle mit sachdienlichen Informationen und Mitteilungen zur Projektarbeit zuhanden der VSA-Mitglieder und der Fachmedien.
• Kontrolliert vor der Vernehmlassung, ob alle Leistungen gemäss Pflichtenheft erbracht worden sind (resp. ob Leistungen erbracht wurden, die im Pflichtenheft nicht vorgesehen waren)
• Ist verantwortlich dafür, dass in der Publikation die Fachbegriffe aus dem VSA-Glossar verwendet werden, resp. dass neue Begriffe mit deren Definition der CC-Ansprechperson zur Aufnahme ins VSA-Glossar abgegeben werden.

Rechnungswesen

• Die Projektleitung kontrolliert und visiert die projektbezogenen Rechnungen für Dienstleistungen und Lieferungen Dritter und leitet sie zur Zahlung an die VSA-Geschäftsstelle (CC-Ansprechperson) weiter.
• Ergeben sich wesentliche Abweichungen im Vergleich zum Projektcontrolling, informiert sie die CC-Leitung.
• Die Projektleitung kontrolliert und visiert die Honorar- und Spesenzettel der Mitglieder des Projektteams unmittelbar an den Sitzungen. Die visierten Formulare leitet sie fortlaufend an die VSA-Geschäftsstelle (CC-Ansprechperson) weiter.

Leere Formulare befinden sich hier.

Achtung: Die von der Projektleitung freigegebenen Honorar- und Spesenzettel der Projektteammitglieder müssen spätestens am 20. Dezember auf der VSA-Geschäftsstelle eintreffen.

Projektreporting

Die Projektleitung füllt auf Anfrage das Projektreporting-Blatt aus und schickt es an die entsprechende CC-Ansprechperson (mit Kopie an die CC-Leitung).

Folgendes muss vorliegen, damit eine Vernehmlassung gestartet werden kann:

• Hauptunterlagen in DE/FR. Untergeordnete Anhänge (z.B. sehr technische) können ausnahmsweise in nur einer Sprache in die Vernehmlassung gegeben werden.
  –> Die Übersetzungsarbeiten koordiniert die CC-Ansprechperson. Diese dauern je nach Umfang mindestens 3 Monate.
  –> Die Gegenlesung der Übersetzung sollte durch ein Mitglied des Projektteams erfolgen. Die Gegenlesung dauert je nach Umgang mindestens 2 Monate.
• Definierter Kreis der Vernehmlassung (E-Mailadressen sind vorhanden).
• Spezifischen Fragen zur Integration in die Vernehmlassung in DE/FR.
• Begleitbrief zur Vernehmlassung in DE/FR. Entwürfe können bei der CC-Ansprechperson bezogen werden.

Vernehmlassung einer Richtlinie

• Die Projektleitung reicht die Unterlagen und den angedachten Vernehmlassungskreis der CC-Leitung und der VSA-Direktion zur Freigabe ein. Hinweis: Alle durch die Richtlinie betroffenen Anwenderkreise sind in geeigneter Form einzubinden. Für diesen Schritt ist eine Frist von rund 1 Monat einzurechnen.
• Nach erfolgter Freigabe ist die CC-Ansprechperson zu informieren. Sie bereitet die Vernehmlassung vor und stellt alles online. Dazu sind ihr alle Unterlagen und Informationen (s. Aufzählung ganz oben) zuzustellen.
• Die Vernehmlassungsfrist ist in der Regel 2 bis 3 Monate.
• Nach Ablauf der Frist werden die Stellungnahmen von der Projektleitung aufbereitet und im zuständigen Projektteam beraten. Dazu ist es empfehlenswert, die eingegangenen Bemerkungen tabellarisch aufzuführen.
• Die Projektleitung sorgt für eine Zusammenstellung der wichtigsten Rückmeldungen und informiert die Teilnehmenden der Vernehmlassung über das Ergebnis der Beratung. In einer Beilage sollten sämtliche eingegangenen Bemerkungen auffindbar sein und es sollte ersichtlich sein, welche Anregungen berücksichtigt und welche nicht berücksichtigt werden.
• Auf Anfrage erteilt die Projektleitung Auskunft zu Einzelrückmeldungen.

Vernehmlassung einer Empfehlung

• Die Projektleitung reicht die Unterlagen sowie ihren Vorschlag für den Vernehmlassungskreis der CC-Leitung ein.
• Restliche Vernehmlassung analog «Vernehmlassung einer Richtlinie»

Vernehmlassung eines Merkblattes

• Vernehmlassung analog «Vernehmlassung einer Empfehlung»

Ist die Vernehmlassung abgeschlossen, wird die endgültige Fassung der VSA-Fachpublikationen in den notwendigen Sprachen erstellt. Die Übersetzungsarbeiten laufen über die CC-Ansprechperson. Die Projektleitung teilt der CC-Ansprechperson mit, wer aus dem Projektteam resp. der Begleitgruppe die Gegenlesung der Übersetzungen übernehmen wird.

Um das anschliessende finale Layout kümmert sich ebenfalls die CC-Ansprechperson. Es muss ihr dazu folgendes übergeben werden:

• Word-Files
• Grafiken

Das Layouten dauert mindestens 2 Monate.

Zudem legt die Projektleitung mit der CC-Ansprechperson das Vorgehen bei der Organisation einer allfälligen Fachtagung zur Vorstellung der neuen Publikation fest.

Nach der Fertigstellung der Publikation ist die Projektleitung für folgende Arbeiten besorgt:

• Durchführung eines Abschlussessens mit dem Projektteam
• Schlussabrechnung erstellen (mit Hilfe der Geschäftsstelle).